Comment halfonse permet-il de répondre au cadre réglementaire Qualiopi ?

La certification Qualiopi est un label essentiel pour les organismes de formation, garantissant un haut niveau de qualité et de traçabilité dans les processus pédagogiques. Grâce à son livret numérique, halfonse facilite la fourniture de preuves nécessaires pour 34 % des critères de Qualiopi, couvrant une grande partie des obligations. Cette solution est adaptée aux divers types d’établissements de formation (OF, CBC, VAE ou CFA), et couvre tant les indicateurs communs que ceux spécifiques applicables qu’à certaines catégories d’action de formation.

Les critères concernés

• Critère 3 : accompagnement et suivi des apprenants étape par étape
• Critère 4 : offrir un écosystème favorable aux apprentissages
• Critère 6 : l’investissement dans son environnement professionnel
• Critère 7 : être attentif aux retours des apprenants

Pour chaque critère, halfonse est en capacité de fournir des preuves permettant de répondre à des indicateurs précis :

Détail des indicateurs par critère

Critère 3 : accompagnement et suivi des apprenants étape par étape

🏷️ Indicateur 10 : le centre de formation met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux apprenants. Parmi les éléments de preuve acceptés, halfonse pourra vous fournir des emplois du temps, un livret de suivi pédagogique (centre/entreprise) ou un témoin de séquences d’accompagnements et/ou de médiation.
Nouveauté 2024 : l’organisme doit pouvoir prouver la traçabilité de l’accompagnement technique et pédagogique. Pour les CFA, s’ajoute l’accompagnement dans la recherche d’un employeur et l’adaptation de la durée du contrat d’apprentissage.

🏷️ Indicateur 11 : l’organisme évalue l’atteinte par les apprenants des objectifs de la prestation. Il faudra démontrer qu’un processus d’évaluation existe, est formalisé et mis en œuvre. Afin d’apprécier l’atteinte des objectifs, halfonse vous mettra à disposition des outils d’évaluation des acquis en cours et en fin de prestation (à chaud et à froid), des outils d’auto-évaluation mis à la disposition des apprenants, des bilans intermédiaires, des comptes-rendus, un livret de compétences ou encore depuis 2024 un livret de suivi en entreprise.

🏷️ Indicateur 12 : l’organisme décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des apprenants et prévenir les ruptures de parcours. Afin de démontrer que des mesures formalisées existent et sont mises en œuvre, vous devrez pouvoir présenter une procédure de gestion des abandons et de relance systématique, un listing de relances téléphoniques, un carnet de rendez-vous, des outils et méthodes favorisant l’implication de l’apprenant…
Depuis 2024, cela s’étant à des outils pédagogiques favorisant l’interactivité et la participation des stagiaires, la qualité de l’analyse de besoin et des procédures de positionnement pour définir la cohérence de la formation avec le projet de l’apprenant. Pour les prestataires délivrant des formations en alternance, des éléments spécifiques sont à fournir et sont également disponibles dans halfonse : contacts avec l’entreprise, organisation de rencontres avec les tuteurs, des modalités d’accompagnement pour détecter, prévenir et empêcher les risques d’abandon ou de décrochage.

🏷️ Indicateur 13 (spécifique OF et CFA) : pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise. À cet effet, vous serez en capacité de fournir un outil de liaison entre l’entreprise, le bénéficiaire et le prestataire : carnet de suivi, preuves de dialogue entre prestataire et tuteurs pour l’adaptation, plannings, comptes rendus d’entretien ou de visite d’entreprise, ou encore tableau de bord dématérialisé grâce à halfonse.
Depuis cette année, le niveau attendu a évolué et demande à l’organisme de démontrer un processus formalisé d’articulation itératif de l’apprentissage entre le centre de formation et l’entreprise. Dans ce contexte, vous devrez pouvoir démontrer, grâce aux fonctionnalités d’halfonse, l’utilisation d’un outil de capitalisation des retours d’expériences des apprenants.

🏷️ Indicateur 15 (spécifique CFA) : le centre de formation informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel. halfonse vous permet de recenser votre règlement intérieur, vos supports d’informations, vos supports de contractualisation, les compte-rendu de réunions d’informations collectives ainsi que le livret d’accueil.

Critère 4 : offrir un écosystème favorable aux apprentissages

Ce critère évalue l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.

halfonse poura vous fournir quelques éléments de preuve afin de répondre à 🏷️  l’indicateur 19 : l’organisme met à disposition de l’apprenant des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

Il s’agit de supports de cours/d’explicitation des compétences, de fiches pratiques, d’outils d’exploration du monde du travail, de liste des ressources documentaires en lien avec les domaines ciblés par la prestation dont dispose le prestataire (fiches RNCP…), ou encore de modalités activées pour faciliter l’utilisation et l’appropriation par les bénéficiaires des ressources (présentiel, à distance, espace partagé).

Critère 6 : l’investissement dans son environnement professionnel

🏷️  Indicateur 24 : l’organisme réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements. En utilisant halfonse, vous pourrez prouver d’une veille sur les évolutions des compétences et de documents y afférents, de la diffusion des éléments issus de la veille à votre personnel ou des évolutions apportées au contenu des prestations proposées.

🏷️  Indicateur 28 (spécifique OF et CFA) : lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour coconstruire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise. Liste des entreprises partenaires, conventions de partenariats, livret alternance, informations sur les partenariats,… sont des éléments mis à votre disposition dans halfonse que vous pourrez aisément retrouver.
Cet indicateur concerne tous les prestataires de formation dans leur capacité à mobiliser un réseau de partenaires lorsque la formation prévoit une période en entreprise (formations en alternance, stages en entreprise ou AFEST, etc…)

🏷️  Indicateur 29 (spécifique CFA) : le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences. Il faudra prouver, entre autres, d’actions visant à favoriser l’insertion professionnelle des apprenants (salon d’orientation, visite d’entreprise, atelier CV/lettre de motivation, aide à la recherche d’emploi, réseau d’anciens élèves), d’actions de promotion de la poursuite d’étude et de partenariats avec des acteurs de l’insertion et de l’emploi et avec le monde professionnel.

Critère 7 : être attentif aux retours des apprenants

🏷️  Indicateur 30 : le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées. Dans ce sens, l’organisme doit démontrer la mise en place d’un système de collecte des appréciations à une fréquence pertinente, incluant des dispositifs de relance et permettant une libre expression. Cela peut se traduire par des enquêtes de satisfaction, des questionnaires, des évaluations, par l’analyse et le traitement des appréciations formulées par les parties prenantes, des webinaires, des comptes-rendus de réunions d’équipes, des échanges avec le financeur sur une ou plusieurs prestations,… Vous pouvez consigner tout ceci grâce à halfonse.

🏷️  Indicateur 31 : le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation. Description et mise en œuvre de ces modalités (accusé de réception des réclamations et réponses apportées aux réclamants), enquêtes de satisfaction, analyse et traitement des réclamations formulées par les stagiaires, système de médiation, traitement des difficultés et des aléas, solutions apportées en cas d’imprévu, dialogue et communication interne, tableau de suivi des réclamations et de leur traitement, sont des éléments qui pourront être mise à disposition par halfonse quand nécessaire.

🏷️  Indicateur 32 : le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations. halfonse de positionne en tant que prescripteur dans cette démarche. Nous pourrons vous aider à identifier et réfléchir sur les causes d’abandon ou les motifs d’insatisfaction, sur des plans d’actions d’amélioration, sur de la mise en œuvre d’actions spécifiques – tableau de suivi des mesures d’améliorations mises en œuvre à partir des réclamations, aléas et difficultés.

La conformité avec le cadre Qualiopi représente un enjeu de qualité et de crédibilité pour les organismes de formation. halfonse, avec son livret d’apprentissage numérique, simplifie la gestion de nombreux indicateurs et aide à fournir les preuves requises. Son approche adaptable permet d’assurer un suivi structuré et rigoureux pour chaque type de formation, facilitant la collecte, la traçabilité et l’amélioration continue des processus pédagogiques. En intégrant halfonse, les établissements renforcent leur engagement envers des standards élevés, gage de satisfaction pour les apprenants et les financeurs.