📌Check-list : préparez l’arrivée de votre stagiaire ou alternant.e

Entre démarches administratives, livret d’accueil et diffusion de l’information à l’intégralité des collaborateurs, la préparation de l’arrivée d’un étudiant est cruciale. Sa première impression et ses premiers jours sont déterminants et ont un impact sur le reste de la période en entreprise ! Tout l’enjeu est de rendre cet impact positif 💪🏻

Afin de ne rien oublier, nous vous avons concocté la check-list de préparation à l’arrivée de votre stagiaire ou alternant !

Si vous avez de bonnes pratiques de préparation à l’accueil, n’hésitez pas à nous les partager sur Linkedin 🧐

Démarches administratives

☑️ S’assurer de la bonne signature de la convention, du contrat par les trois parties (école, apprenant, entreprise) 

☑️ Relire la convention de stage

☑️ Prendre connaissance des missions de l’apprenants et des compétences qu’il doit développer et acquérir

☑️ Recenser les informations importantes à transmettre à l’apprenant dans un welcome book (Identifiants, Mot de passe…)

☑️ Contacter les services et informer de l’arrivée de l’apprenant

☑️ Créer les accès nécessaires à l’apprenant (boite mail, logiciels…)

☑️ Informer le comptable, l’assurance…

☑️ Contacter l’établissement de l’apprenant si nécessaire 

Prise de contact

☑️ Envoyer un mail de bienvenue à l’apprenant à J-7 contenant les informations essentielles à son premier jour (adresse, digicode, heure d’arrivée, parking, …)

☑️ Identifier mon interlocuteur au sein de l’école

☑️ Informer l’apprenant si vous n’êtes malheureusement pas présent lors de son premier jour et lui transmettre les coordonnées de la personne qui l’accueillera 

Organisation de l’entreprise 

☑️ Informer les collaborateurs de l’arrivée de l’apprenant 

☑️ Présenter et mettre en relation l’apprenant avec chacun de ses collaborateurs de premier ou deuxième degré

☑️ Organiser un café d’accueil pour son premier jour 

☑️ Se rendre disponible lors de la première semaine de l’apprenant 

Mon organisation de tuteur.tutrice

☑️ Prévoir un moment d’échange avec l’apprenant dans mon agenda pour discuter des premières impressions de l’apprenant

☑️ Prévoir des moments dédiés à l’apprenant dans mon agenda (formation, suivi, déplacement…)

☑️ Prévoir des points de suivi régulier pour faire évoluer la relation, suivre la montée en compétences de l’apprenant, anticiper les problématiques…

☑️ Partager mes disponibilités à l’apprenant pour éviter d’être sur sollicité et apprendre à l’apprenant à collaborer dans un cadre de travail.

 🎉 Maintenant place à l’expérience humaine

Vos journées sont chargées mais accueillir un apprenant implique de grandes responsabilités ! N’hésitez pas à prendre du temps pour échanger ensemble. Il sera très reconnaissant et cela se ressentira dans son travail 🙌🏻