Interview client – Synergy School partage son retour d’expérience avec halfonse

Digitaliser le suivi des apprentis : un levier clé pour Synergy School

Dans un contexte où la digitalisation du suivi pédagogique devient essentielle, Synergy School, CFA récent proposant six titres professionnels dans le commerce et accueillant plus de 1 000 apprentis à travers la France, a choisi halfonse pour optimiser sa gestion et répondre aux exigences réglementaires.

Nous avons échangé avec Albane Bouttier, responsable pédagogique de Synergy School. Elle nous a donné son retour d’expérience sur l’utilisation de la plateforme et son impact positif sur le quotidien du CFA.

 

1. Contexte & besoin

 

Avant d’utiliser halfonse, comment gériez-vous le suivi des apprentissages ?

Albane : Avant halfonse, nous utilisions des tableaux Excel, sans outil numérique dédié. Le suivi était entièrement manuel, géré par la responsable pédagogique en poste à l’époque. Nous utilisons une autre plateforme dans d’autres établissements, donc nous avons rapidement ressenti le besoin d’une solution plus complète et adaptée.

Quels étaient vos principaux défis, notamment en lien avec Qualiopi et la réglementation ?

Nous avions deux besoins majeurs :

• un outil spécifique et administré par un prestataire externe, conforme aux exigences réglementaires et intégrant toutes les catégories obligatoires du livret d’apprentissage ;
• une solution intuitive, facile d’utilisation et engageante pour les apprentis, afin de pérenniser un véritable usage au quotidien.

Ce qui a vraiment retenu notre attention chez halfonse, c’est la fonctionnalité d’alerte, qui permet une interaction rapide et efficace entre le CFA et les apprentis. L’outil joue un rôle clé en renforçant le lien entre les apprentis et le centre de formation, ce qui était notre principal objectif. halfonse rapproche réellement le CFA des apprentis.

 

2. halfonse & audit Qualiopi

Vous avez récemment été audité par Qualiopi. Comment halfonse vous a-t-il aidé à préparer cet audit ?

 

La plateforme nous a apporté un appui structurant pour démontrer le suivi des apprentis. Elle fait partie de la veille et des axes d’amélioration qui avait été définis pour 2024-2025. Tout ce qui est mis en place dans halfonse répond parfaitement aux critères d’évaluation Qualiopi, ce qui nous a permis de gagner en sérénité lors de l’audit. C’est un réel appui pour montrer notre suivi et notre sérieux.

L’audit s’est bien déroulé, avec seulement quelques petites mises en conformités mineures à apporter et qui on facilement été rattrapées. Mais sans lien direct avec halfonse.

 

Quels éléments ont été particulièrement utiles pour répondre aux exigences de la certification ?

 

• L’espace apprenant et l’interface utilisateur intuitive ;
• Les blocs de compétences intégrés directement sur la plateforme ;
• La fonctionnalité d’alerte ;
• Le tableau de bord, avec le “80 % de la promo va bien” qui offre une vue d’ensemble sur l’avancement des promotions. Les auditeurs l’ont particulièrement apprécié, montrant qu’un suivi efficace est en place.

Avez-vous des exemples concrets de points mieux structurés grâce à halfonse ?

 

Oui, plusieurs points ont été optimisés grâce à la plateforme :

• les comptes-rendus d’échange : nous avons systématisé la prise de notes à chaque interaction avec les apprentis pour assurer une traçabilité accrue ;
• le parcours des apprenants : les questionnaires de suivi sont désormais mis à jour en temps réel, cela donne une vision instantanée de l’évolution des apprentis.

3. Intégration et usage au quotidien

Comment halfonse s’intègre-t-il dans votre organisation au quotidien ?

 

halfonse est présenté lors de chaque rentrée, ce qui signifie tous les mois puisque nous avons des rentrées mensuelles. La plateforme est présentée aux apprentis en même temps que l’émargement et la librairie eMLS.

Dès le départ, nous insistons sur son utilisation systématique pour contacter le CFA et signaler des alertes. L’outil est d’ailleurs tellement bien adopté que les apprentis l’associent parfois à d’autres outils que nous utilisons, ce qui prouve son impact dans leur quotidien.

 

Quels sont, selon vous, les bénéfices majeurs de la solution ?

 

• Simplicité d’utilisation
• Gain de temps considérable dans le suivi administratif et pédagogique
• Traçabilité des échanges et des suivis, qui était inexistante auparavant

Nous avons déjà fait de gros progrès grâce à halfonse et souhaitons aller encore plus loin. Nous avons d’ailleurs instauré un point semestriel avec l’équipe halfonse pour ajuster l’outil à nos besoins, et nous en sommes très satisfaits.

 

4. Amélioration continue & évolutions

Avez-vous proposé des évolutions qui ont été prises en compte ?

 

Oui, et la collaboration avec halfonse a toujours été très fluide ! Parmi nos suggestions intégrées :

• un parcours en adéquation avec les spécificités de notre CFA ;
• l’intégration d’une API ;
• l’affichage du partenariat halfonse sur notre site web.

Étant donné que nous avons un fonctionnement particulier avec des rentrées mensuelles, nous avons travaillé en étroite collaboration avec Cécile et Maud pour adapter l’outil à nos besoins spécifiques.

 

Comment percevez-vous notre capacité à nous adapter et à vous accompagner dans vos évolutions ?

 

Très bien. L’équipe halfonse est réactive et à l’écoute. Nous n’avons jamais eu de demande refusée, et lorsqu’un besoin est exprimé, on voit qu’il y a toujours de la recherche dans les solutions apportées.

Le temps de réponse est très rapide, en moins de 12 heures, nous avons une réponse à nos questions. Il y a un véritable esprit de collaboration entre Synergy School et l’équipe halfonse.

 

Quelles améliorations aimeriez-vous voir dans la plateforme ?

 

Si nous devions proposer une amélioration, ce serait l’accessibilité du calendrier pour les apprentis. Nous trouvons ça bien d’utiliser halfonse pour afficher le calendrier, cela a du sens.

Il y a déjà eu des avancées, comme l’ajout du calendrier de formation sur l’espace d’accueil des apprenants, mais beaucoup d’entre eux ne savent pas comment y accéder. Nous aimerions rendre cette fonctionnalité plus visible et intuitive pour qu’ils puissent consulter leurs cours facilement.

 

5. Recommandation & conclusion

Si vous deviez recommander halfonse à d’autres organismes, que leur diriez-vous ?

 

Sans hésitation, de quitter leur livret d’apprentissage et de passer chez halfonse ! L’outil est beaucoup plus intuitif, et surtout, il y a une vraie équipe derrière, avec un vrai suivi et un accompagnement de qualité.

D’ailleurs, d’autres organismes, même en dehors de notre secteur, devraient s’inspirer de la méthodologie et du professionnalisme d’halfonse. Leur approche est un modèle à suivre !

 

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Un grand merci à Synergy School !

Nous remercions chaleureusement Albane Bouttier et toute l’équipe de Synergy School pour leur confiance et leur engagement dans cette collaboration. L’optimisation du suivi des apprentis est un enjeu clé, et nous sommes fiers de pouvoir accompagner des établissements comme le vôtre vers plus d’efficacité et de traçabilité.