Le guide de la transition du livret papier au digital pour les organismes de formation

La digitalisation touche tous les secteurs, et l’enseignement supérieur n’échappe pas à cette transformation. L’utilisation croissante des technologies numériques pousse les établissements à repenser leurs pratiques, y compris la gestion des livrets d’apprentissage. Ce passage du papier au digital représente une opportunité d’améliorer l’efficacité et la traçabilité, toutefois pour l’accueillir au mieux cela nécessitera de bien accompagner le changement.

Cet article explore les raisons de cette transition, les questions à se poser et les étapes à suivre pour réussir le passage vers un livret digital. Nous vous présenterons également comment halfonse se positionne comme une solution innovante, prête à simplifier cette démarche.

1. Pourquoi envisager la transition vers un livret digital ?

Avec l’évolution rapide des besoins des établissements et des apprenants, de nombreux organismes de formation se tournent vers le digital pour moderniser leurs outils pédagogiques. La transition du livret papier au digital présente plusieurs avantages :

• accessibilité accrue : le livret digital est consultable à tout moment, facilitant la collaboration entre l’apprenant, l’établissement et l’entreprise ;
• traçabilité améliorée : le suivi des compétences et la gestion des tâches sont plus fluides, facilitant la conformité avec les exigences de certifications comme Qualiopi ;
• anticipation des besoins futurs : le digital est un moyen de moderniser les processus pédagogiques et administratifs, en phase avec les évolutions technologiques et les attentes des nouvelles générations.

2. Conduite du changement : les questions clés à se poser

La transition vers un livret digital nécessite une réflexion stratégique pour s’assurer que cette décision réponde aux besoins réels des parties prenantes. Voici les questions à se poser :

• Est-ce une décision partagée ?

Impliquer dès le départ les administrateurs, enseignants et responsables pédagogiques est essentiel pour créer un consensus autour du projet.

• Quel impact sur vos équipes et vos apprenants ?

Une transition réussie repose sur l’adhésion des utilisateurs. Former les équipes, offrir des supports pédagogiques adaptés et réduire les freins à l’utilisation sont des étapes cruciales.

• Le livret digital est-il adapté à vos partenaires ?

L’outil choisi doit être flexible, intuitif et aligné sur les besoins des apprenants, des tuteurs en entreprise et des responsables de formation.

3. Temps de mise en place et solution halfonse : un déploiement en 15 jours

La mise en place d’un livret digital peut sembler complexe, mais avec une solution adaptée, cette transition peut être rapide et efficace. halfonse se distingue par sa capacité à être déployé en seulement 15 jours, garantissant une continuité pédagogique sans accroc.

Une bonne planification, incluant la formation des utilisateurs et une préparation technique, permet de minimiser les retards et d’éviter les problèmes techniques lors de la transition.

4. L’accompagnement tout au long de la mise en place

Le succès d’un projet de digitalisation repose sur la qualité de l’accompagnement fourni tout au long de la mise en place. halfonse propose un service d’accompagnement personnalisé qui inclut :

• des formations pour les équipes pédagogiques et administratives ;
• un support technique disponible à chaque étape ;
• un suivi post-déploiement pour s’assurer de la bonne adoption du nouvel outil.

Les témoignages d’établissements ayant réussi leur transition avec halfonse reflètent l’importance de cet accompagnement pour une adoption fluide et efficace. “L’équipe de halfonse offre un très bon accompagnement. On apprécie fortement leur disponibilité et leur écoute. L’équipe se démarque également par leur forte démarche d’amélioration continue.” Labienva Malamou, CFA Ecole Energie Tech

5. Les éléments nécessaires pour passer au digital

La transition vers un livret digital nécessite de préparer certains éléments avant le déploiement :

• formation et code RNCP : ces données sont cruciales pour l’intégration des apprenants dans le système ;
• fichiers utilisateurs ou API : des outils pour importer les données utilisateurs et garantir une migration sans faille ;
• livret clé en main ou personnalisé : statuer sur le choix d’un livret standard ou de le personnaliser en fonction des besoins spécifiques de l’établissement.

Certaines étapes permettent de préparer une migration des données fluide et d’optimiser l’expérience des utilisateurs dès le premier jour.

Consolidation des données existantes, cartographie des processus et des besoins, nettoyage et mise à jour des données, formatage des données pour l’importation, préparation des utilisateurs, tests et ajustements, planification du déploiement sont autant de bonnes pratiques qui maximiseront les chances de réussite de la migration vers un livret digital.

6. L’investissement quotidien dans l’utilisation d’un livret digital

Une fois le livret digital déployé, il devient un outil précieux dans la gestion quotidienne des apprentissages et des suivis :

• notifications automatiques et rappels : gagnez du temps grâce aux rappels et aux notifications intégrées, facilitant la gestion des tâches et des échéances ;
• suivi en temps réel : les tableaux de bord halfonse offrent une visibilité complète sur l’engagement des apprenants et des entreprises partenaires ;
• gestion simplifiée des rendez-vous : planifiez et suivez les rendez-vous de suivi directement dans l’outil digital, centralisant ainsi toutes les interactions.

Conclusion

Le passage au livret digital est une étape clé pour les organismes de formation souhaitant moderniser leurs processus pédagogiques. Avec des bénéfices tels que la traçabilité, la gestion simplifiée des certifications comme Qualiopi, et un suivi plus précis des compétences, la digitalisation est une évolution naturelle.

Grâce à une solution comme halfonse, les établissements peuvent opérer cette transition en toute sérénité. Avec un déploiement rapide, un accompagnement sur mesure et des outils intuitifs, halfonse se positionne comme un allié de choix pour rendre cette transition aussi fluide que bénéfique.